Los mejores softwares de gestión documental (DMS)

¿A quién no le gusta tener todos los documentos en orden y conseguir el que necesita de forma rápida?

Un sistema automatizado que garantiza el correcto almacenamiento de los archivos son los softwares de gestión documental, también conocidos como DMS.

Estos se han convertido en la solución digital a los problemas de almacenamiento, seguimiento y archivo de documento. 

A continuación, descubre los mejores programas disponibles en el mercado y apunta las características, así como las ventajas de usarlo. 

R2 Docuo: Software de Gestión Documental en la Nube

Es uno de los programas o softwares de gestión documental preferido por las empresas.

Su eficacia radica en la generación de documentos fundamentados en las plantillas internas que contienen los datos comerciales de interés.

Además, cuenta con el envío seguro y automático del documento al cliente, incluyendo la firma electrónica.

Características principales

• Facilita el diseño y la gestión del trabajo de forma automatizada. Cuenta con las funciones de describir, ordenar y automatizar las acciones que corresponden a cada documento.
• Permite la generación de documentos de forma automática, por lo que es eficaz al buscar y organizar lo que necesites.
• Una particularidad estrella es la capacidad de almacenamiento en la nube. Guarda y almacena los archivos del negocio evitando los duplicados y permitiendo el acceso desde cualquier lugar.
• Garantiza el intercambio de archivos entre colaboradores, clientes y equipo de trabajo.

Ventajas del DMS R2 Docuo

• Permite definir el flujo de trabajo de tu empresa de forma sencilla y automatizada.
• Cuenta con la opción de crear cuentas para los colaboradores, clientes y equipo de trabajo.
• Facilita la edición de documentos de forma sincronizada con los colaboradores, equipos y clientes, como si todos trabajaran de una misma PC.

MS SharePoint Online

Es una herramienta de pago que funciona como un programa de gestión documental caracterizado por ser uno de los más útiles del mercado.

Disponible en diversos planes y versiones, cuenta con funciones que mejora el trabajo en equipo, permitiendo que el proceso complejo del gestión documental parezca sencillo.

Características

• Disponible en variedad de planes ajustados a los requerimientos de las empresas según el tipo de actividad que realiza y el tamaño que posea.
• Garantiza la seguridad de los documentos y archivos, dentro y fuera de la organización.
• Permite organizar y administrar el contenido de la biblioteca de forma rápida y efectiva.

Ventajas de MS SharePoint Online

• Permite y garantiza el trabajo en equipo al acercar los distintos departamentos a un solo clic.
• Acelera el sistema de búsqueda, clasificación y almacenamiento de forma rápida y eficiente.
• Cuenta con una interfaz intuitiva, sencilla de usar. 

OpenDocMan

Es un sistema de gestión de documento que se encarga de cumplir con la norma ISO 17025 basado en la web, es gratuito y de código abierto.

Se caracteriza por contar con una interfaz muy sencilla de usar, ideal para quienes cuentan con organizaciones pequeñas o se inician en el mundo de la gestión de documentos digitalizados.

Es compatible con diversos sistemas operativos.

Características de OpenDocMan

• Es un programa de gestión de documentos que admite la configuración según la forma que desees. Por ello, puedes integrar las reglas de manejo de la documentación para seguir el mismo estilo de trabajo.
• Cuenta con una interfaz muy sencilla de usar que admite infinidad de idiomas para trabajar como lo desees. 
• Al ser de código abierto o de tipo comercial, permite el almacenamiento de los archivos de forma centralizada. Esta particularidad facilita la búsqueda de un documento específico.

Pros de contar con este programa de gestión de documentos

• Garantiza un flujo de trabajo en la gestión de documentos automatizado en lo que respecta a la generación, revisión, caducidad, notificación, aprobación o rechazo de un archivo.
• Es muy ligero y fácil de instalar.
• Cuenta con sistemas de seguridad que admite el ingreso del usuario, administrador y un superadministrador.

Alfresco: El DMS más completo de la web

Alfresco es uno de los softwares de gestión de documento más completo de la web, ya que funciona de manera gratuita para empresas pequeñas.

Permite a las organizaciones capturar, almacenar, ubicar y colaborar en la creación de distintos tipos de documentos.

Es un producto muy versátil que, en su versión de pago, va dirigido a grandes y medianas empresas, por lo que puede ser aprovechado en su totalidad.

Características principales

• Se encuentra diseñado para apoyar a las empresas en los distintos tipos de gestión de documento. Dispone de distintas herramientas que evolucionan constantemente, nutriéndose de los comentarios y aportes de los usuarios.
• La versión de pago cuenta con tecnologías open source, lo que brinda mayor soporte y funcionalidades.
• Es una versión que ofrece la modalidad Departamental que satisface las necesidades de organizaciones poco exigente y, en cuanto a precio, es más accesible. La versión Enterprise es ideal para quienes buscan herramienta de máxima potencia y rapidez. 

Ventajas

• Evoluciona constantemente añadiendo nuevas funciones a las versiones anteriores, por ejemplo, la integración con otros programas, análisis de datos y flujo de trabajo.
• Garantiza la opción de gestión de contenido de forma hibrida.
• Permite disfrutar de una versión gratuita, ideal para desarrolladores o instalaciones pequeñas que desean conocer el funcionamiento de estos programas.
• Cuenta con una gran comunidad y foro que ayudan a la resolución de dudas e informan sobre las nuevas tendencias o soportes del programa. 

BKM: El beneficio de una oficina libre de papeles

BKM es un software de gestión documental que avanza con la tecnología para ofrecer herramientas tecnológicas del futuro.

Cuenta con todas las funciones de una oficina sin papeles, lo que permite un mejor control, clasificación, organización y almacenamiento de documentos de gran importancia. 

Características

• Agrupa sus funciones en dos fases los activos administrativos y los documentales. Una gestión que optimiza el tiempo de trabajo y reduce los costos.
• Permite su implementación según las políticas de la empresa y los cambios que se vayan experimentando.
• Cuenta con soporte y mantenimiento.

Ventajas

• Optimiza el trabajo en niveles que acelera el tiempo de respuesta por parte de los trabajadores, clientes y proveedores. Estas acciones facilitan la toma de decisiones.
• Captura la información, la clasifica, difunde y almacena en tiempo real para garantizar que todos los participantes del equipo de trabajo sean notificados.
• Brinda soluciones efectivas a las empresas, indistintamente de su tamaño.

LogicalDoc: Una solución multiplataforma

Para quienes buscan dinamismo, sencillez y ahorro de espacio, LogicalDoc es la solución confiable para todo tipo de empresas.

Gracias a su efectividad permite que todos los documentos ingresados cuenten con el cumplimiento de las leyes, aunque sea un proceso complejo.

Además, facilita el trabajo en equipo permitiendo la colaboración desde cualquier lugar donde te encuentres.

Características

• Cuenta con una interfaz de uso sencilla muy intuitiva, por lo que no requiere de ningún tipo de formación previa por parte de los usuarios.
• Se destaca de las demás por ser multiplataforma, es decir, puede ser usada Windows, Linux y MacOS. Asimismo, admite distintos tipos de navegador para mayor comodidad.
• Cuenta con una aplicación que puede ser usada desde un Smartphone o Tablet de Android o iOS. Permite el acceso a todo el contenido almacenado en la nube para trabajar en equipo.
• Además, posee la opción de configurar notificaciones que advierten sobre los cambios ejecutados en cada documento.

Ventajas de LogicalDoc

• Mayor comunicación: Con un proceso automatizado, se evitan los problemas de comunicación que generan problemas de malentendidos y abandono. Se incrementa la posibilidad de que la información circule de forma fluida.
• Incrementa la productividad de la empresa, ya que garantiza que el trabajo se realice de forma precisa, adecuada y rápida.
• Facilita la gestión de los departamentos de las empresas que tienden a trabajar de forma lenta. Esto ayuda a repartir la responsabilidad sobre los encargados reduciendo los errores al mínimo.

Adding Plus: Innovación al alcance de todos

Adding Plus es una empresa encargada de brindar soluciones tecnológicas, innovadoras y eficientes en la gestión de documentos de las empresas.

Apuesta por la estabilidad y desarrollo profesional de las distintas organizaciones, a pesar de lo complejo que puedan resultar algunos procesos.

Características de Adding Plus

• Cuenta con un servicio completo que admite la consulta de archivos las 24 horas los 365 días del año. Esto  brinda comodidad a la empresa.
• Ofrece la garantía de proteger la información y reservarla de forma segura y confidencial.
• Facilita la gestión, aprobación, rechazo y modificación de los distintos tipos de documentos que se manejan en cualquier organización.
• Previene la pérdida de documentos.

Ventajas

• La ventaja principal de contar con Adding Plus, el software de gestión documental, es el ahorro de recursos y tiempo.
• Manipulación segura de la documentación para evitar pérdidas, daños o deterioro que pueden generar costos elevados.
• Manos expertas en el traslado de procesos internos como estrategias de las empresas para convertirla en un activo.
• Respaldo de una empresa que avanza y evoluciona constantemente incrementando la productividad. 

Athento: Software de gestión documental inteligente

Athento es una aplicación informática que permite manejar, gestionar, conservar y almacenar los documentos digitales.

Se ha convertido en una herramienta de trabajo que ahorra tiempo, dinero y recursos al gestionar todos los documentos de manera eficaz.

Indistintamente del tamaño, es la alternativa confiable para asegurar el crecimiento de las empresas.  

Características principales de Athento

• Es una empresa que permite la gestión de los documentos de manera funcional, integrándola con necesidades propias de cada negocio.
• Cuenta con dos módulos de trabajo que cubren la fase de captura, almacenamiento y gestión, junto con la fase de distribución. Esta combinación permite da seguimiento a todo el ciclo de vida de un documento.
• Se caracteriza por ser un sistema eficiente que permite ahorrar dinero por una correcta manipulación de los documentos.

Ventajas

• La ventaja principal es incrementar la productividad y eficacia de la empresa hasta en un 90%.
• Se reduce a nada la opción de entrada de datos de forma manual. Con la implementación de este software extraer la información, análisis y descripción es automático.
• Mayor comunicación entre los distintos departamentos, ya que el flujo de información es inmediato.  

FossLook: Colaboración documental al alcance de todos

Para quienes buscan todas las funciones en un solo programa, FossLook es la alternativa segura y la solución digital más completa.

Cuenta con la opción de organizar todos los documentos digitales y almacenar de forma segura los de mayor importancia.

Además, facilita la colaboración entre los distintos empleados responsables de los departamentos, mejorando los resultados financieros.

Características de FossLook

• Ofrece opciones de trabajo en conjunto con los documentos tranzando una ruta de administración, acceso, aprobación y almacenamiento.
• Posee un sistema de creación de documentos intuitivos que se presenta en distintos campos, desde su aprobación y revisión, hasta el almacenamiento. Ideal para empresas que inician sus labores.
• Cuenta con una biblioteca de documentos que permiten la creación de distintos tipos de archivos y establecer permisos de usuario. Una excelente forma de automatizar los procesos comerciales.

Ventajas

• Es una solución completa para la gestión de documentos empresariales. Brinda la opción de almacenar, cuidar y proteger todos los archivos sin tener que recurrir al papel.
• Ofrece soluciones personalizadas para distintas tareas, cubriendo las ya existentes y garantizando el éxito a futuro.
• Es un proceso de automatización efectivo para empresas grandes, medianas y pequeñas.
• Lo mejor de todo, posee una interfaz intuitiva y muy sencilla de usar.

OpenKM: La mejor opción para simplificar el trabajo

Hablar de OpenKM es hacer referencia a un software de gestión documental completo que facilita la realización de las tareas administrativas.

Se destaca en el mercado por ofrecer eficiencia a las empresas, garantizando la protección de los datos e información confidencial de tipo empresarial. 

Características principales

• Es un programa que integra todo lo que necesitas para crecer empresarialmente. Facilita la gestión de documentos, la colaboración entre usuarios y búsqueda avanzada para reducir el tiempo de trabajo.
• Cuenta con un sistema de seguridad para cada documento que permite su preservación y protección hasta que el usuario lo desee.
• Garantiza el trabajo eficaz en equipo, ya que asegura la comunicación en fluida entre compañeros de trabajo, clientes y proveedores. 

Ventajas de OpenKM

• La principal ventaja de este software de gestión documental o DMS es la simplificación del trabajo. 
• Incluye un motor de workflow que vincula los empleados y los procesos productivos para dar respuesta a las exigencias empresariales cambiantes. 
• Facilita la programación de tareas automáticas en la captura, clasificación, ejecución y almacenamiento de los documentos. 

En conclusión, si buscas los mejores softwares de gestión documental, la web cuenta con opciones a tu medida. Lo ideal es que simplifique el trabajo para aprovechar el tiempo en dar un valor agregado a la organización. Sin dudas, son herramientas tecnológicas que generan productividad y máxima eficiencia.