Ciclo PHVA

“La supervivencia del más apto”, quizás concuerdes que esta frase describe muy bien el ambiente del mundo empresarial. Y por eso necesitas hacer tu trabajo lo más eficientemente posible.

Aumentar la productividad no solo lleva a mayores beneficios, sino que al mismo tiempo mejora tu satisfacción personal. Existe un método que te ayuda en esta dirección, nos referimos al ciclo PHVA.

El científico Walter A. Shewhart tuvo esta idea en los años 30. Shewhrat desarrolló un método que funciona como un ciclo para la gestión y el control de calidad. Su estudiante William E. Deming mejoró la teoría, por lo que hoy se conoce como la rueda de Deming.

Otros están más familiarizados con el término ciclo PHVA, acrónimo de las palabras Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar.

✅ Ciclo del PHVA: Definición

El ciclo del PHVA se diseñó como un modelo para mejorar una y otra vez  tus procesos. Así, logras una gestión de calidad eficaz y continua. Sin embargo, es posible usar este modelo en muchos campos de la vida diaria. De hecho, puedes estar seguro que detrás de este ciclo PHVA hay un sistema eficaz y útil para cualquier proceso de mejora.

Para ello, debes seguir los pasos de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. Esto puedes aplicarlo tanto a los procesos de producción de tu negocio, como también en las propias personas.

El ciclo PHVA permite, por ejemplo, mejorar la colaboración dentro de tu equipo de trabajo, tanto como la durabilidad del o los productos que vendas.

El método PHVA es una herramienta que se ha vuelto popular debido a su capacidad de lograr un proceso de mejora continua.

Esta forma de pensar tiene como base  el principio de que tu empresa debe tener un mejoramiento continuo para sobrevivir frente a la competencia. 

Un dato curioso es que el ciclo PHVA tiene elementos comunes con la filosofía Kaizen japonesa y con las ideas de integración y entrega continua, que se conoce principalmente en la ingeniería y el desarrollo de aplicaciones de software.

✅ El ciclo PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar

El modelo se divide en cuatro etapas  que forman un proceso que funciona de manera cíclica.

✅ Planificar

Tienes que empezar con una etapa de planificación, pregúntate: ¿qué problemas has identificado y cómo puedes resolverlos mejor? El primer paso es determinar el estado actual.

El problema se presenta de tal manera que puedas concretar estrategias específicas para lograr el objetivo. Este es el momento de establecer la planificación de los recursos que posees y los que necesitarás. 

Por otra parte, tu equipo también debe estar de acuerdo en los factores determinantes para el éxito. Solo si se has definido los objetivos de manera suficientemente concreta, puedes medir si se han logrado de forma aceptable.

Y claro debes elegir objetivos que puedan ser alcanzados de forma práctica. No tiene ningún sentido definir objetivos poco realistas que no puedan lograrse en un período de tiempo y esfuerzo  razonable.

✅ Hacer

Después de la planificación, comienza la etapa de ejecución. Tu equipo o individuo ahora logra lo que se propuso en la primera etapa. Lo más recomendable es que procedas con pequeños pasos y evalúes la aplicación repetidamente. 

De esta manera, durante la implementación te aseguras de apegarte al plan y así no perderás el control. Además, se ha demostrado en la práctica que el proceso de cambio solo puede probarse a pequeña escala, por ejemplo, primero en un producto y no en toda la gama de productos, o solo a nivel de un departamento y no a nivel de toda la empresa.

Por lo tanto, este paso puede verse también como una etapa de prueba. Aprovecha este tiempo para hacerte una idea: el hecho de que un evento esté bien planeado no significa que automáticamente saldrá bien.

✅ Verificar

Durante la evaluación y observación, compara los objetivos fijados con tus resultados. Luego, haz un análisis crítico de lo que funcionó bien y lo que no. 

Es muy importante que eches un vistazo realmente objetivo al plan y a su aplicación. No es útil para el proceso de mejora ignorar los resultados simplemente para evitar poner en peligro su propia estrategia. Los fallos en la etapa "hacer" no deben considerarse como reveses, sino como oportunidades valiosas de aprendizaje.

En la etapa de "verificación", los resultados no solo se sintetizan, sino que además se analizan. Pregúntate:” ¿Cuál fue la razón para que las cosas no salieran según el plan?”. Una vez que entiendas cómo se produjeron los problemas, podrás modificar el plan en consecuencia y obtener resultados más favorables.

✅ Actuar

Ahora que se identifican los problemas y se conocen las causas, puedes adaptar el plan y finalmente implementarlo. Mientras que la etapa "hacer" fue una fase de experimentación a menor escala, esta cuarta etapa implica que tengas una visión general. 

Una vez que la transformación se completa, el nuevo nivel se considera estándar. Este grado de calidad ya no debería abandonarse o reducirse. Por esta razón, también debes establecer alguna forma de vigilancia. Siempre debes evaluarte a ti mismo y asegurarte de no caer de nuevo en tus viejos y malos hábitos.

✅ Ventajas y desventajas del método PHVA 

El método PHVA es una gran herramienta para lograr mejoras de forma sostenible y razonada. En lugar de cambiar repentina y bruscamente los procedimientos habituales, lograrás un cambio en pequeños pasos y siempre bajo una estrecha supervisión. Sin embargo, he aquí una gran desventaja: hay que dejar suficiente tiempo para el modelo. El ciclo PHVA no proporciona soluciones rápidas a los problemas.

Ventajas 

1.  Esto puede lograr mejoras significativas en cualquier ámbito que se aplique.
2.  El funcionamiento sencillo requiere pocas instrucciones.
3.  La idea del ciclo requiere una mejora constante. 
4.  El enfoque interactivo favorece al control y análisis.  

Desventajas

1. Una definición no detallada puede impedir una aplicación apropiada del plan.
2. Requiere tiempo y mucha disciplina lograr los cambios esperados
3. Con el ciclo PHVA se reacciona ante todo, y rara vez se actúa de forma proactiva.

En conclusión 

Recuerda que tu  objetivo principal es aprender continuamente. Por eso, el ciclo del PHVA es tan flexible y adaptable. 

Tu gestión puede beneficiarse de este modelo circular. Los procesos de trabajo en la producción o en la vida diaria de la oficina se vuelven más eficientes. Incluso, la vida personal de cada individuo puede beneficiarse de la aplicación del principio de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.