¿Qué es Microsoft Teams?

¿Has escuchado hablar de esta herramienta? Probablemente has escuchado en boca de muchas personas lo interesante y maravillosas que son estas aplicaciones como Microsoft teams

Pero ¿realmente entiendes de qué están hablando? Mas importante aún ¿conoces las múltiples características y los beneficios de usar Microsoft teams? Si no es así, has llegado al lugar correcto.

Microsoft Teams Definición

Microsoft Teams es la evolución de un paquete Office 365 mejorado y gestionado completamente en la nube. Microsoft Teams busca simplificar y categorizar todas las diversas interacciones interpersonales que puedes administrar en línea dentro de tu empresa, tanto entre empleados solamente, como entre empleados y clientes.  

En el mundo de los negocios, es necesario que seas adaptable para resolver problemas o crear estrategias. Por eso, tus equipos necesitan ser versátiles, siendo capaces de enfrentar y solucionar  cualquier situación usando comunicación oportuna y colaboración digital. Todo esto lo logras con Microsoft teams.

Sin embargo, es necesario aclarar que Microsoft Teams es mucho más que un Skype empresarial. Es la nueva forma de colaborar eficazmente y va más allá de videoconferencia por si sola. Atrás quedaron los días en que los empleados tenían un solo trabajo o pertenecían a un solo grupo de trabajo. Con los equipos que hace posible Microsoft teams se trabaja de forma estructurada y centralizada, y se evita la sobrecarga de información.

Cómo funciona Microsoft Teams

Como ya hemos dicho esta plataforma es más que un centro de chat. Microsoft Teams está integrado con el paquete de oficina en línea Microsoft Office 365, lo que significa que está vinculado a otros servicios de Microsoft Office, como Word y Excel, así como al almacenamiento en nube. También, están disponibles en Microsoft teams  las aplicaciones de PowerPoint, OneNote, Planner, Power BI y Delve

Con Microsoft teams, todos los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y similares compartidos dentro de un equipo, se sincronizan con una copia del archivo almacenado en la nube OneDrive de Microsoft y en un entorno local de SharePoint. De modo que cada miembro del equipo siempre tiene acceso a la última versión del documento, optimizando  así el uso de recursos y  tiempo.

Por otra parte, los canales que hacen disponible el sistema, permiten que  los  miembros de los equipos no solo se comuniquen entre sí, sino también con servicios externos a través de conectores. Esto hace que varias personas puedan interactuar sobre la misma tarea, recibiendo notificaciones oportunas y enterándose de todo avance o necesidad del proyecto en tiempo real.  

Características principales de Microsoft team 

Microsoft Teams es una herramienta de chat corporativo abierto para uso personal. Entre sus principales características (al menos, para uso corporativo) podemos encontrar:

  • Permite gestionar proyectos en equipo y colaborar en tiempo real.  Lo que a su vez se traduce en mayor flexibilidad del equipo de trabajo. 
  • Las  videollamadas con audio y video son en calidad HD, hechas con la velocidad y facilidad de solo un clip.
  • Chat privado, chat grupales y salas de chat para discutir con todos los miembros de la compañía. Las conversaciones se presentan a través de ventanas fáciles de usar y con un historial de conversación
  • Sencilla y práctica. Es muy fácil de usar. Tiene un ambiente amigable y puedes acceder a datos importantes sin importar donde estés.
  • Permite grabar conversaciones y personalizar las notificaciones. Así mantienes al equipo concentrado y orientado.
  • Motor de búsqueda completo para cada chat. Es una importante herramienta a la hora de seguir las instrucciones o respetar las decisiones tomadas.
  • Ofrece Herramientas de organización para crear listas de tareas y asignarlas a otros. Esto optimiza el uso del tiempo. 
  • Garantiza la seguridad de nivel empresarial.

Por qué usar Microsoft Teams

Optimización de la comunicación intra e interempresarial

Ya no tendrás montones de correos electrónicos en tu bandeja de entrada donde puede ser difícil encontrar tu camino. Microsoft Teams te permite crear equipos y organizar canales de comunicación en función de tus proyectos y temas, lo que facilita el intercambio de información y podrás aprovechar mejor tú tiempo. Además, tienes a tu disposición un interesante sistema de telefonía integrada. Mejorando notablemente tu comunicación dentro y fuera de la empresa.

Organización eficiente de reuniones en línea

Organizar una reunión puede ser una tarea difícil. ¿Qué hacer si una persona finalmente no sabe cómo estar presente? ¿O si los documentos necesarios para el buen desarrollo de la reunión no han sido distribuidos de antemano? Microsoft Teams ha pensado en todo esto. Hace posible compartir todo tipo de documentos durante una reunión online, gracias al acceso a la mensajería instantánea.

Mejora de la colaboración mediante la facilitación del trabajo en equipo

La creación de equipos y canales de comunicación es una de las características claves de Microsoft teams. Esto conduce a un óptimo trabajo en equipo, ya que reúne a personas competentes en un tema o proyecto concreto, dándoles acceso a los documentos y herramientas necesarias instantáneamente. El historial de conversación lleva un registro de la toma de decisiones. 

Aumenta la eficiencia de los empleados, incluso cuando viajan

No es raro que, dada la situación geográfica o cualquier otra circunstancia de los distintos interesados (socios, clientes,…) y la evolución de las profesiones, se tenga que laborara fuera del lugar de trabajo. Microsoft Teams permite a tus empleados acceder a sus documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, eso sin duda conducirá a una mayor eficiencia.

La seguridad de los datos está garantizada

Con el mismo nivel de seguridad que el paquete Microsoft Office 365, Microsoft Teams encripta los datos contenidos en su aplicación, además de evitar la transmisión de datos sensibles al mundo exterior. Asimismo, se dispone de servicios de presentación de informes y de gestión de derechos. Por último y no menos importante, está el  respaldado registrado en la nube segura y compatible de Microsoft 365.

Conclusión

Sin duda, Microsoft Teams es la aplicación que te catapultará en tu desempeño empresarial, aumentando tu eficiencia, capacidad de trabajo en equipo y por supuesto será una forma rápida de alcanzar tus objetico comerciales.  De hecho, es posible que puedas usar Microsoft teams con fines educativos. Así puedes fomentar la capacitación y mejoramiento profesional de tu personal al tiempo que vigilas que tu empresa este equipada para enfrentar cualquier desafío.

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