Plan de tesorería

Planear es una de las tareas que más tiempo y esfuerzo exigen del hombre. ¿Sabes por qué? La razón tiene que ver con la incertidumbre que rodea al futuro, por eso siempre queremos planear. 

Prever las cosas nos da cierto sentido de seguridad y aumenta nuestras posibilidades de éxito. Esto es especialmente cierto en el campo financiero. Por eso, en este artículo hablaremos del plan de tesorería. ¿Qué es, cómo se hace y cuáles son los beneficios de un plan de tesorería?

¿Qué es un plan de tesorería?

Básicamente es un registro de previsión contable que te permite ver los ingresos y gastos de tu empresa planificados para un periodo determinado.

Podría decirse que es un instrumento, a veces subestimado o dado por sentado en su importancia, pero la verdad es que puede predecir con cierto margen de tiempo los momentos de necesidad financiera que se producirán.

Este plan es una previsión perspicaz y con visión del futuro que puede poner de relieve las debilidades financieras que han permanecido en la sombra hasta ahora, permitiéndote intervenir y satisfacer las necesidades de liquidez con antelación sin ser sorprendido por ellas.

¿Por qué debes tener un plan de tesorería?

En palabras simples y sencillas, porque la previsión es la clave del éxito. No puedes dejar nada a la casualidad cuando se trata de la rentabilidad de tu negocio. Además, son muchos y variados los gastos en los que debes incurrir para tu producción, así que ponerlo por escrito te dará control sobre estos elementos. 

Por ejemplo, sabemos muy bien que la empresa tiene gastos mensuales "fijos" (como sueldos y contribuciones a la seguridad social) que deben pagarse en fechas predeterminadas.

Y otros gastos trimestrales o anuales para pagos mensuales adicionales o pagos de impuestos.

Todos estos gastos están bien definidos en el tiempo y también se pueden predecir con bastante precisión en su cuantía.

Por el contrario, los recibos de los clientes de la empresa son ciertamente cuantificables, pero no necesariamente se producen a tiempo con la puntualidad esperada; en estos tiempos de crisis, los recibos bancarios ya no son una buena garantía de pago y las transferencias pueden retrasarse sin grandes consecuencias para el deudor.

Lo antes mencionado pone de manifiesto lo necesario, quizás lo que es imprescindible, contar con una planificación que detecte los cobros y pagos y esté sincronizado con los propios saldos bancarios en un control continuo desde la estimación hasta el saldo final, esto te permite proyectar tu situación financiera hacia adelante e identificar los momentos más críticos.

Asimismo, te facilita como empresario (por ejemplo) solicitar a tiempo y en mejores condiciones cualquier apoyo de las instituciones bancarias para hacer frente a este momento.

Te muestra el futuro aumento o disminución de sus recursos financieros a largo plazo y se convierte en un indicador empírico de rentabilidad. Pero ¿cómo puedes realizar un eficaz plan de tesorería ?

¿Cómo se diseña un plan de tesorería?

Existen varios elementos importantes a incluir en un plan de tesorería que pueden ser identificados y clasificados si realizas los siguientes pasos:

1. Define tus posiciones de entrada de pagos
2. Anticipa y evalúa los ingresos y gastos de manera pertinente
3. Considera tus gastos con la mayor precisión posible

El plan de tesorería, por lo general, se presenta en forma de un cuadro de dos partes en el que se enumeran mes a mes los pagos entrantes por un lado y los pagos salientes por el otro. 

En pocas palabras, un pago entrante es una entrada de efectivo en las arcas de tu empresa, tras una venta, por ejemplo, un pago saliente es una salida de efectivo para pagar a un proveedor, un alquiler, una suscripción, etc.

• Define tus posiciones de entrada de pagos

¿Cuáles son tus ingresos?

Identifica claramente todos los tipos de recibos de efectivo que tu empresa pueda encontrar en el curso de sus operaciones y archívalos en tu plan de tesorería.

He aquí un ejemplo de los recibos de efectivo que hay que incluir:

Ventas y facturación de clientes. Clasifica tus ventas de la manera que te resulte más lógica: por tipo de facturación, medio de pago, tipo de cliente, etc.

Aportaciones de capital: Proporciona información sobre el capital inicial pero también sobre los aumentos de capital.

Contribuciones de los asociados a la cuenta corriente: se refiere a los adelantos en efectivo realizados por los asociados.

Diversas ayudas y subvenciones: primas de empleo, concursos, programas sociales del gobierno, etc.

Los préstamos bancarios

Otra financiación: recaudación de fondos, reembolsos.

Reembolso del IVA: Si el impuesto que ingresa es más alto que el monto que recauda, puede tener derecho a un reembolso del IVA.

• Anticipa y evalúa los ingresos y egresos de manera pertinente

En primer lugar, haz una clara distinción entre sus recaudaciones regulares y las de una sola vez. Empieza por evaluar tus entradas de efectivo recurrentes. En este caso, las proyecciones son bastante simples: solo necesitas información de los ingresos de efectivo esperados en el estado de flujo de caja.

A continuación, tendrás que hacer suposiciones para estimar sus entradas de efectivo "irregulares". Por ejemplo, si tu negocio funciona sobre una base estacional o por temporadas altas, deberías poder predecir los aumentos de actividad entre los períodos de menor y mayor actividad. 

Otro ejemplo: una estructura que funciona por contratos depende principalmente del rendimiento de sus vendedores y de su capacidad para convencer a sus clientes. Por lo tanto, tendrás que basar tu estimación de las ventas que se incluirán en tu planificación para el tiempo que deseas proyectar.

No dudes en establecer tus previsiones en función del número y la cantidad de ventas realizadas en años anteriores, lo que te permitirá esbozar las tendencias en las que basar tu gestión financiera para los próximos meses.

Las condiciones de pago del cliente deben ser observadas cuidadosamente. Recuerda registrar tus pagos entrantes en la fecha de vencimiento (es decir, la fecha en la que espera el pago) y no en la fecha de la factura.  Si olvidas de hacerlo, estarás introduciendo datos incorrectos en su presupuesto de efectivo y, por lo tanto, distorsionará su visión del mismo.

• Considera tus gastos con la mayor precisión posible.

Ahora, procede de la misma manera con sus desembolsos y enumera todas las posibilidades de salidas de efectivo que puedas encontrar en tu negocio. Como gerente, seguramente habrás notado que hay muchos de ellos.

• Compra de materias primas / proveedores
• Gastos bancarios: pago de préstamos, intereses...
• Gastos generales: alquiler, energía, mantenimiento, seguros...
• Gastos financieros: intereses de los préstamos
• Inversiones a realizar: compra de equipos, vehículos, inmuebles...
• Honorarios varios: notarios, contables, abogados...
• Impuestos y obligaciones
• Sueldos: se pueden clasificar por tipo de contrato, por ejemplo:
• Contribuciones a la seguridad social
• Reglamento del IVA
• Posibles reducciones de capital

También puedes utilizar una plantilla descargable en Excel u otro formato de eficacia comprobada para identificar los elementos que puedes haber olvidado.

Para que el plan de tesorería tenga el efecto deseado, mantén al mínimo tus gastos. De hecho, gran parte de los gastos de una empresa son fijos, es decir, su importe no variará de un mes a otro: suscripciones, alquileres, gastos financieros, honorarios, etc. Son gastos que puedes anticipar con mucha antelación e incluir en tu previsión de tesorería para todo el año; para ti, esto es una cosa menos de la que preocuparse.

Entonces evalúa sus gastos variables con la mayor precisión posible. Por ejemplo, un pico de actividad puntual suele ir acompañado de un aumento drástico de sus gastos: un restaurante situado en una zona muy turística puede estimar razonablemente un aumento de la asistencia durante el período de verano. Pero un aumento en el número de clientes y el número de comidas servidas, probablemente requerirá la contratación de personal temporal.

¿Cómo alimentas tu plan de tesorería?

Como herramienta para manejar tu flujo de efectivo, es crucial actualizar y completar tu gestión financiera de manera regular. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a mantenerlo actualizado y evitar sorpresas desagradables.

¡No te olvides del IVA! Registra sus compras y ventas incluyendo el IVA en su planificación: el IVA cobrado o deducido debe ser registrado en una categoría separada de su plan de flujo de caja.

Actualicen sus presupuestos de acuerdo con la realidad. Si a mediados de un mes determinado ves que tus objetivos de venta no se van a alcanzar, ajusta tus supuestos para anticiparte a posibles dificultades de flujo de caja.

No subestimes tus gastos y asegúrate de tener en cuenta el potencial de déficit de efectivo.

Beneficios del plan de tesorería

Es un instrumento esencial en el gobierno de tu empresa. Si bien muchos gerentes ponen en marcha un plan de tesorería con visión de futuro al principio de su negocio, la mayoría lo abandona después de un cierto período de tiempo y sufre mucho a partir de entonces. ¡No cometas ese mismo error!

Conservar y practicar un apropiado plan de tesorería te permitirá vigilar la situación financiera de tu estructura en tiempo real y, lo que es más importante, te dará la oportunidad de prever posibles atolladeros futuros y aliviar así las preocupaciones de tu personal, tus socios y en especial de tu banquero.