El manejo responsable de la información

La información se ha convertido en uno de los principales activos en cualquier empresa. Está involucrada en los procesos operativos, económicos e intelectuales de la organización. Además, la información cuenta con un lugar fundamental en la toma de decisiones y en la solución de problemas.

El manejo responsable de la información es la capacidad que posee una empresa de procesar toda la información. Existen muchos procesos que se integran en el manejo de la información: la producción, recopilación, organización, mantenimiento y distribución de la misma.

A continuación, te explicaremos por qué es importante el buen manejo de la información, cómo podemos gestionarla de forma eficiente y qué factores se deben considerar al momento de manejar la información.

Tipos de información 

En una empresa se manejan por lo general 2 tipos de información. Seguidamente te explicamos en qué consiste cada uno.

Información interna

Es aquella que se produce dentro de la misma organización de acuerdo a las actividades comerciales que esta realiza. Podemos mencionar las siguientes:

• Descripción e inventario de cada producto.
• Ingresos y egresos mensuales y anuales.
• Precios de ventas y costo de los productos.
• Salarios de los empleados.

Información externa

Son todos aquellos datos que se generan en el entorno externo de la empresa y que afectan de una manera u otra a la organización. Entre ellas están las siguientes:

• Demanda de los productos.
• Satisfacción de los clientes.
• Conocimiento de las estrategias, precios y promociones de toda la competencia.
• Información sobre los proveedores.

¿Por qué es de vital importancia el manejo responsable de la información?

Porque esta juega un papel clave en el desarrollo organizacional, financiero y legal de una empresa. Es de suma importancia la seguridad y protección del manejo de la información, ya que existen vulnerabilidades y amenazas que ponen en peligro la utilización de esta data, no solamente en el campo físico sino también en el informático.

¿Cómo se puede gestionar de manera responsable la información?

Se debe contar con diferentes métodos para gestionar el adecuado manejo de la información. Entre estos métodos eficaces, puedes conseguir los siguientes:

• Software o hardware de almacenamiento: Gracias a la tecnología, hoy se puede contar con diferentes softwares y hardware que pueden resguardar toda la información de manera segura ante cualquier accidente. Además, los recursos de seguridad disponibles pueden evitar el ciber delito, el fraude o el robo de información.
• Manuales y políticas de seguridad: Cada organización o empresa está obligada, de acuerdo a sus necesidades y funcionamiento, a elaborar manuales de normas y procedimientos relacionados con el manejo de la información. Estos deben estar al alcance de todos los miembros de la empresa, no importa cuál sea su cargo o funciones dentro de la misma.
• Personal calificado y autorizado: Aunque es responsabilidad de todos los miembros que componen la compañía el buen manejo de la información, siempre es recomendable contar con un personal de seguridad que esté totalmente capacitado para reaccionar de manera inmediata y eficaz ante cualquier riesgo que ponga en peligro la información y que pueda aportar soluciones a los problemas.

Factores que se deben considerar al momento de manejar la información

Existen varios factores que se deben tomar en cuenta para que el manejo de la información se haga de manera correcta y eficaz. A continuación, detallaremos 3 de ellos.

Confidencialidad

La confidencialidad consiste en garantizar que la información no será divulgada sin el previo consentimiento de la empresa. Esta garantía se puede llevar a cabo a través de una serie de normas que limiten el acceso a la información o que puedan calificar al personal autorizado a la base de datos.

En algunas empresas existen gerencias o departamentos encargados principalmente de la seguridad y confidencialidad de la información. En otras, tal responsabilidad recae sobre un grupo de miembros calificados y de completa confianza que manejan la información de manera adecuada.

Integridad de la información 

Este factor es de suma importancia, ya que se debe mantener la integridad de la información que se maneja. Es fundamental llevar un registro de las modificaciones realizadas, sea de manera accidental o intencional. Este es un proceso riguroso y exhaustivo, ya que se quieren evitar consecuencias como las siguientes:

• Generación de costos adicionales por errores cometidos.
• Doble trabajo para el personal involucrado.
• Fallas en las tomas de decisiones por no contar con la información correcta y veraz.
• Daños a la imagen de la marca.
• Pérdida de credibilidad de clientes, socios y autoridades relacionadas.

Disponibilidad 

La información debe estar disponible siempre que se necesite. Es imprescindible tener acceso inmediato, seguro e interactivo a cualquier documento en cualquier momento. Este factor está muy relacionado con los métodos que se utilicen para el almacenamiento de la información.

Gracias a los avances tecnológicos, las empresas pueden contar con los mejores métodos para el buen manejo de la información y los protocolos de seguridad informáticos que garantizan la seguridad y protección de sus bases de datos.