Cómo hacer un plan de trabajo


De todos los seres de la tierra, el hombre es el único que le preocupa el tiempo. Nos inquieta el futuro y nos incomoda la incertidumbre, por eso nos empeñamos en hacer planes.

En cualquier empresa u objetivo que nos tracemos, sea personal o comercial, hacer un plan de trabajo es vital a fin de organizar nuestros recursos y nuestro tiempo de la mejor forma posible.

Es muy probable en que concuerdes con un sabio proverbio que dice: “los planes del trabajador tendrán buenos resultados”. Así es, esta frase recalca un hecho innegable,  para obtener los mejores resultados, un buen trabajador necesita un buen plan de trabajo.

Pero ¿qué es un plan de trabajo?, ¿Cuáles son los elementos y los beneficios de esta herramienta?

Qué es un plan de trabajo 

 Un plan de trabajo es una herramienta o instrumento escrito que permite obtener información directa y sistematizada que demuestra que es útil para realizar un trabajo. Este tipo de orientación sirve como una especie de conciliación y correspondencia entre los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles.

Como instrumento de planificación, el plan de trabajo te permite establecer un calendario, establece las funciones de cada miembro del equipo, y define objetivos.

Las acciones (o medidas) que figuran en el plan de trabajo pueden ser vigiladas y evaluadas por la persona responsable. Así, si la organización está lejos de alcanzar sus objetivos, existe la posibilidad de cambiar la forma en que se desarrolla el plan y rectificar esas acciones.

Cómo se usa un plan de trabajo

El plan de trabajo es válido durante un cierto período de tiempo (duración). Dicho esto, las medidas propuestas deben aplicarse durante un cierto período y los objetivos deben alcanzarse antes de una fecha límite. Una vez que se completa el plan de trabajo (puede ser mensual o anual, por ejemplo), se reemplaza por otro (un nuevo plan).

Debes recordar que el plan de trabajo es expositivo, ya que expone un conjunto de datos en un orden lógico (cada uno de ellos se deriva de él o está por encima de él).  Por ejemplo, el trabajo del plano de un arquitecto requiere que, en primer lugar, se establezca un modelo o maqueta (plano del proyecto) antes de comenzar el trabajo en el sitio. Proceder a la inversa no sería ni lógico ni coherente.

Un plan de trabajo debe establecer los objetivos y procesos para llevar a cabo un proyecto. La idea es mejorar la comprensión del proyecto por parte de tu equipo y ayudarle en la organización a ser más eficaz. 

Características de un plan de trabajo ideal

Para empezar y como ya lo hemos dicho algo fundamental en un buen plan de trabajo es establecer apropiada y oportunamente los objetivos y metas. Debe ser una declaración en la que se establezcan los objetivos debe ser clara y definida y todos los miembros de la organización deben entenderla de la misma manera. Pero veamos otras características importantes de un plan de trabajo que nos lleve al éxito.

  1. Sencillo. Si un plan se expresa en un lenguaje que no es comprensible para el personal de la organización o que es complicado, puede crear problemas a los que realmente tienen que aplicarlo.
  2. Claro y transparente. Un buen plan de trabajo  no debe contener nada ambiguo o indefinido.
  3. Exhaustivo. Un buen plan debe contener todo lo necesario para lograr los objetivos de la empresa. Si se prepara un plan maestro para toda la organización, será más útil porque verá que no queda nada.
  4. Flexible. Un plan de trabajo flexible permite regular los cambios en los planes sin ninguna demora. Por lo tanto, un plan no debe ser rígido. Un plan debe ser lo suficientemente amplio para responder a los retos e incertidumbres del futuro.
  5. Rentable. Se debe establecer un plan de trabajo que dentro de un margen de acción, tome cuenta y utilice de manera óptima los recursos disponibles. En otras palabras, un plan debe permitir la recuperación de los costos y debe implicar el menor costo de operación posible.
  6. Establecer normas. El rendimiento real se compara con estas normas y se observa cualquier desviación de las mismas.
  7. Equilibrado. El plan debe garantizarse una coordinación adecuada entre los diferentes tipos de planes, como los planes a corto y largo plazo, los «planes departamentales», etc. Una empresa comercial suele tener varios departamentos, de producción, de marketing, de finanzas, etc., que deben ser coordinados. Cada departamento tiene sus propios planes. Es responsabilidad de la administración asegurarse de que todos estos planes estén bien equilibrados.
  8. Factible. Un plan de trabajo sólo tiene sentido si es factible y realista. Debe formularse teniendo en cuenta las limitaciones de la planificación. Si un plan es bueno en teoría pero malo en la práctica, es inútil. Del mismo modo, si no se logran los resultados deseados mediante un plan, se produce una frustración en todos los niveles de la organización. 

Cómo hacer un plan de trabajo paso a paso

Un buen  plan de trabajo debe estar bien estructurado y diseñado según tus necesidades y metas. Teniendo esto en cuanta puedes proceder siguiendo los siguiente pasos

Identifique el objetivo principal de su programa de trabajo

Hay varias razones por las que puedes querer llevar a cabo un programa de trabajo. Para que funcione, empieza por determinar y escribir lo que quieres conseguir. ¿Por qué quieres hacer esto? 

El plan de trabajo debe permitirte identificar con claridad y precisión el proyecto en el que trabajarás en los próximos meses. Puede elaborarse tras un examen de los resultados o para el lanzamiento de un proyecto importante.

Hay que tener en cuenta que esta última suele estar prevista para un período de tiempo definido, por ejemplo, 6 meses o 1 año.

Empieza a escribir una introducción y establece el contexto.

Un programa de trabajo no es sólo para ti. Para poder implementarlo adecuadamente, todos necesitan conocer la información necesaria para hacer su trabajo correctamente y en el entorno adecuado. 

Empieza escribiendo una introducción (corta pero bien estructurada) y proporciona un contexto claro y preciso. Debes destacar las razones que te llevaron a crear este plan de trabajo e identificar claramente los criterios que deben mejorarse ¡Hazte entender por todos!

Determina los objetivos

Poner tus objetivos sobre el papel es esencial. Deben ser precisos para no omitir ningún detalle. Otra regla que hay que respetar: el realismo. Los objetivos no deben ser irreales, de lo contrario son inútiles y pueden desanimar a tus equipos.

Puede que todavía te enfrentes a objetivos que cambien con el tiempo. En esta situación, deberías clasificarlos en tres categorías: a corto plazo, medio plazo y largo plazo. Estos últimos no serán los mismos dependiendo de su compartimento ¡No te olvides de tener esto en cuenta!

Todavía es necesario tener objetivos, pero deben seguir siendo lógicos e inteligentes. De lo contrario, serán inútiles. ¿La solución? Comprueba que cumplen ciertos criterios. En primer lugar, asegúrese de que su programa es específico. Especifica el objetivo y las medidas adoptadas para alcanzarlo. Entonces comprueba que se puede medir. ¿Podrá obtener cifras más tarde? ¿Cuáles son relevantes?

Por último, pero no por ello menos importante, comprueba que los procedimientos utilizados son apropiados para lograr los objetivos y que no son superfluos. No dudes en poner en tu plan de trabajo una fecha límite para obtener informes de los resultados.

Planifica tus recursos

Prepara una lista de todos los recursos que necesitarás. ¿Sueles ser un poco olvidadizo? Recuerda que los recursos necesarios variarán dependiendo de tu horario de trabajo. Los elementos a enumerar pueden incluir el presupuesto, las necesidades del personal o las partes interesadas externas que se necesitarán. Pon todo lo que necesites en la lista. Puedes entrar en más o menos detalles. 

No olvides las limitaciones

Cuando se implementa un plan de trabajo, es probable que se encuentren restricciones. Trate de prever de antemano los diversos obstáculos que es probable que enfrentes.

 Tómese el tiempo para tener todo en cuenta para que nada se te escape. La simple falta de tiempo puede tener repercusiones. Comprueba con antelación con los implicados en el programa que no habrá problemas de programación. No dejes nada  a la casualidad.

Poner en marcha a las personas a cargo

La responsabilidad es tuya, pero no puedes estar en todas partes y hacer todo. Para cada equipo que formará parte del programa, nombra un líder o responsable de cada tarea. Él o ella se asegurarán de que se logre un objetivo en el plazo previsto y le relevará de parte del trabajo. 

Elige a alguien en quien confíes y cuyas habilidades hayan sido probadas. La responsabilidad sigue siendo un elemento esencial en un programa de trabajo.

Establece la estrategia

Una vez que todos estos pasos se han completado, todo lo que tienes que hacer es poner en marcha una estrategia. Ten todo en cuenta y define el uso de tus recursos para lograr tu objetivo. Debes establecer un plan de acción preciso, tanto general como individualizado. 

Considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos o un calendario para ayudarle. Establecer un programa de trabajo requiere una preparación cuidadosa y prioridad para el éxito de tu organización.

Tipos de planes

Especialmente cuando hablamos de planificación estratégica podemos hablar de varios tipos de planes entre los cuales tenemos:

  • Plan de ventas

El plan de ventas es una forma de organizar tu estrategia a lo largo del tiempo. Reúne de manera concreta las acciones que hayas planificado durante un período de tiempo determinado, así como los medios que desea poner en práctica para cumplir los plazos y las fechas límite que se ha impuesto.

Por lo tanto, tu plan de ventas debe relacionar el análisis de tu situación a nivel de comercialización, las amenazas que pueden surgir o, por qué no, las oportunidades en el mercado. Para ser efectivo, tu plan debe seguir pasos bien definidos.

  • Plan de trabajo empresarial

La gran mayoría de las  empresas dependen de una planificación especifica para operar de manera eficiente y productiva.

Un plan de trabajo para tu empresa es una propuesta que establece una estratégica y describe cómo se estructurará y operará tu negocio

Aunque los planes de trabajo pueden variar de una empresa a otra, la mayoría incluyen algunos elementos esenciales. Por ejemplo en una empresa el de plan de trabajo no solo estructura la empresa, sino que también estable su misión. Además, especifica las estrategias a seguir y da una visión general de las probabilidades del éxito económico de tu negocio.

  • Plan educativo

La enseñanza es sin duda un tema que definitivamente no se puede dejar al azar. Bien sea que desees aplicarlo al ámbito educativo a nivel social o empresarial, necesitas un plan de trabajo que esboce los objetivos y contenidos a impartir, así como la forma de avaluar los resultados.

Por otra parte, es siempre necesario establecer fechas límites de tiempo mediante un cronograma para alcanzar los objetivos educacionales o de capacitación que se hayan programado.

  • Plan para un proyecto personal

Un proyecto aun si es una pequeña meta personal, tiene muy pocas probabilidad de éxito si no te organizas a través de un plan de trabajo. Este te permite definir objetivos, conocer los recursos disponibles, establecer estrategias y evaluar los resultados a fin de realizar ajustes de ser necesarios. Debes plasmarlo por escrito y ser disciplinado a fin de ver los frutos de tu esfuerzo.

Muchos usan el diagrama de Gantt para ver de manera gráfica el plan. Es muy útil sea que lo uses a nivel personal o como trampolín para el avance de tu negocio.

Conclusión

No olvides esto, tu plan de trabajo debe serte útil. Créalo según tus necesidades y elije entre definirlo en detalle o delinear sólo los límites más amplios. Escríbelo en un papel o utiliza un software profesional para ayudarte con los gráficos y los colores. Elije lo que sea más efectivo para ti.

Si tu proyecto es muy amplio, identifica los pasos intermedios para poder verificar el logro de ciertos objetivos a mediano plazo. Úsalos para reflexionar sobre el trabajo que has hecho y los progresos y comprueba que vas por el buen camino. 

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