Funciones de oficina

El éxito de una organización depende de lo bien que se ejecuten las funciones de oficina. La mayoría de estas actividades internas ocurren a puertas cerradas y, en consecuencia, el cliente, el usuario o el que se beneficia del servicio no las ve directamente.

Sin embargo, son estas acciones las que sostienen la estructura interna de una compañía y la mantienen en marcha.

Si piensas postularte como asistente de oficina o estás por comenzar a trabajar en este puesto, es indispensable que conozcas qué es exactamente lo que se hace dentro de una compañía.

Sigue leyendo, porque en esta entrada aprenderás cuáles son las funciones de oficina más importantes y qué actividades abarcan

Principales funciones de oficina

Las funciones de oficina no son siempre iguales para todas las organizaciones, sino que se adaptan a la naturaleza de la empresa o entidad. Sin embargo, hay una serie de actividades que suelen ser comunes en todas y estas son las que mencionaremos a continuación.

Funciones administrativas

Las funciones administrativas comprenden un conjunto de actividades y labores que deben coordinarse para alcanzar las metas dentro de la organización.

Se trata de operaciones directivas elementales que forman parte de la planificación, la organización y la gestión de recursos dentro de cada departamento.

Las oficinas de una organización necesitan gestionar diferentes tipos de recursos, además de los monetarios. Entre ellos: Recursos humanos, espacio físico, equipos de trabajo, software de oficina y muchos otros.

Las funciones administrativas también incluyen velar porque se cumplan los requerimientos legales dentro de la compañía.

Planificación de actividades

La planificación es el primer paso de la gestión administrativa. Consiste en organizar las actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa.

Puede traducirse en programar reuniones, eventos y actividades, así como establecer las etapas de un trabajo o proyecto, asignar tareas, entre otras cosas.

Planificar es una actividad imprescindible en cualquier organización porque no da lugar a la improvisación. Constituye una guía que especifica los pasos a seguir dentro de cada área de la compañía, lo que genera seguridad al realizar las diferentes etapas del trabajo.

Aunque la planificación general está a cargo de quienes tienen determinado nivel jerárquico dentro de la empresa, cada trabajador debe planificar sus actividades para poder cumplir con las metas y plazos establecidos.

Coordinar reuniones

La planificación, seguimiento y asistencia de las reuniones es una de las funciones de oficina básicas. Los trabajadores son un equipo y cada cierto tiempo necesitan coincidir en un mismo lugar para solucionar problemas, aportar ideas, evaluar el desempeño, entre otras cosas.

Las reuniones abren el espacio perfecto para que los empleados interactúen y lleguen a determinados acuerdos.  

Lograr que todos se reúnan en un lugar y en un momento determinado requiere de alguien que coordine una agenda. Para ello debe planificar la reunión, notificar a los trabajadores y asegurarse de que asistan. Una forma de lograrlo es apoyándose en herramientas digitales facilitan este trabajo. 

Organizar archivos

En toda oficina ingresan constantemente documentos, tanto físicos como virtuales. Estos deben archivarse de forma organizada para que el manejo de la información sea más eficiente.

Tener los archivos organizados es fundamental para determinar los documentos que pasan a ser archivo muerto y los que aun sean relevantes.

La organización de archivos suele ser una tarea destinada al más bajo nivel jerárquico, pero esto no se relaciona con el valor que tiene para una institución, compañía o empresa.

Lograr que todo esté bien ordenado y sea de fácil acceso, facilita muchos procesos y evita inconvenientes posteriores.

Cada entidad establece cómo deben ordenarse los archivos, hay muchas metodologías válidas y convenientes de acuerdo a la necesidad de cada empresa. Puede que los archivos se organicen por:

  • Fecha
  • Orden alfabético
  • Secciones
  • Número de correspondencia

Imprimir y hacer copia de documentos

Con la llegada de la tecnología, muchos documentos ya no se guardan en físico sino que se almacenan en digital o en la nube con softwares de gestión documental.

Pero en muchas ocasiones es necesario imprimir y hacer copias de documentos para entregar a los trabajadores o guardar algún duplicado. Por lo que se recurre a equipos como impresoras y fotocopiadoras para tal fin.

Inventario

Un inventario consiste en una relación detallada, ordenada y valorada de los recursos y elementos con los que cuenta una empresa en un momento determinado.

Esta información tiene mucho valor para la empresa, por lo que cada cierto tiempo se realiza un recuento de todo lo que hay en cada oficina, incluyendo equipos, muebles, materiales de oficina, etc.

El inventario permite informar de la entrada y la salida de recursos, así como de los daños o fallos que presenten los elementos que pertenecen a la organización.

Al final, se debe escribir un informe que detalle la situación en la que se encuentran los bienes y las necesidades que existan.

Abastecimiento de suministros

Las oficinas requieren de una serie de suministros que son imprescindibles para que todo marche bien. Puede tratarse de papel, tinta, bolígrafos, cinta adhesiva, carpetas, clips, ordenadores, teléfonos, materiales de aseo, etc. Esto depende mucho del tipo de organización y las actividades que allí se realizan.

Si alguno de los suministros se termina, las labores de oficina se verán entorpecidas por lo que se deben reponer cuanto antes. De manera que mantener el abastecimiento de los suministros es una de las funciones de oficina más básicas pero fundamentales.

Recepción y procesamiento de la correspondencia

El envío, recepción y organización de correspondencia es uno de los trabajos más comunes en la oficina.

Lo correcto es que exista un protocolo específico para gestionar estos documentos, como por ejemplo: Colocar firma y fecha de recepción y procesar la información de cada documento. Asimismo, cada documento que llega a la oficina se debe archivar correctamente.

Correo electrónico corporativo

Leer, clasificar, y responder correos electrónicos, es otra forma de comunicación común dentro de una empresa. Es una tarea que puede tomar bastante tiempo y algunas empresas contratan personal para que se encargue de gestionar eficientemente el correo electrónico corporativo.

También existen aplicaciones que facilitan y automatizan el trabajo, de manera que simplifican este aspecto en particular.

Gestión de finanzas

La administración financiera es una de las funciones de oficina más delicada. La mayoría de las oficinas inevitablemente deben realizar este tipo de gestión, unas con más alcance que otras, como es el caso de las áreas encargadas del pago de nómina, las compras, etc.

Otras organizaciones están encargadas de invertir en actividades que exigen controlar bien los recursos económicos.

Atención de llamadas

La comunicación telefónica es la forma más frecuente de contacto dentro de una oficina, por lo que atender llamadas es una función que se realiza durante la jornada laboral. Este medio de comunicación sirve para hablar con clientes, proveedores o compañeros de trabajo.

Atender llamadas correctamente es sin duda otro aspecto importante para el éxito de una organización. Aunque parece algo siempre, requiere que se aprenda un protocolo especial que le otorgue formalidad a la oficina.

De manera que hay varios factores que se deben tomar en cuenta al responder llamadas en el trabajo. Entre ellos se pueden mencionar:

  • Modulación correcta.
  • Adecuado tono de voz.
  • Formalidad al hablar.
  • Usar las normas de cortesía oral.
  • Al contestar, es obligatorio enunciar la oficina a la cual la persona se ha comunicado y el nombre de la organización.
  • Cuando se reciben llamadas de proveedores y clientes, es vital anotar todos los datos que sean posibles.

Atención al Cliente

Las empresas que comercializan o brindan algún servicio, deben esforzarse por dar al cliente la atención que merecen.

Los clientes son los que invierten en la compañía y permiten que esta siga creciendo, así que atenderlos de la mejor forma garantiza la fidelidad y la posibilidad de que recomienden el producto a otras personas.

La atención al cliente es igual de importante en el caso de las entidades sociales que no ofrecen bienes o servicios comerciales, pero igual deben atender al público para ofrecer soluciones o recibir reclamos.

El impacto de estas organizaciones es igual o quizás mayor que cualquier otra empresa. Por lo que este es una de las funciones de oficina que jamás se puede descuidar.

Entrevistas para seleccionar personal

Realizar entrevistas a quienes se postulan para un puesto es una de las tareas que corresponden a la selección de personal. Gracias a este paso, se puede encontrar al personal calificado para lograr el éxito de la institución.

Por lo general, las entrevistas tienen un protocolo específico, donde se establece el perfil de la persona que se necesita para cumplir con el trabajo. Es posible llevarse a cabo de forma grupal o individual. En cualquier caso, es una labor de oficina importante que no se debe tomar a la ligera.

Trabajo de logística

La logística corresponde a planificar y gestionar eficazmente el flujo de materiales entre proveedores, la empresa y los clientes finales. Es decir, implica coordinar el transporte, llegada, almacenaje y o salida de la mercancía.

También implica la interacción con proveedores para obtener las materias primas para la fabricación de los productos y los servicios que ofrece la organización. Quien está encargado de la logística, se asegura de que la empresa tenga todo lo que necesita para mantener la producción.

Es posible que la logística sea la especialidad de algún área de la empresa en particular. Pero de una manera u otra, todas las oficinas necesitan que se lleve a cabo cierta logística para que el flujo de materiales se mantenga y todo marche correctamente.

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