¿Qué es un ERP?

Cada vez podemos ver a más empresas que optan por herramientas digitales para así poder gestionar con mayor registro y eficiencia sus negocios. Muchas de ellas apuestan por un planificador de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) Y ahora bien, ¿qué es realmente un ERP?

Un ERP es un programa encargado de gestionar y automatizar distintas operaciones internas de una empresa tales como la manufactura, logística, finanzas, recursos humanos hasta la comunicación y el marketing o la atención al cliente.

En un estudio realizado por Channel Partner podemos ver como el departamento que más utiliza este recurso es el departamento comercial con un 94% seguido de la dirección con un 89% y el departamento de implantación con un 75%.

Implementación de un ERP.

Este proceso tiene unas etapas muy bien definidas a la par que importantes. Estas son las fases de implementación de un sistema  ERP:

  • Empezaremos realizando un estudio previo. Antes de dar el paso y decidir si realmente necesita un sistema ERP analiza todo bien.  Recomiendo fijar unos objetivos acordes con las necesidades del negocio. Algo a tener en cuenta es el tema económico. Se plantean todo tipo de costes y los recursos necesarios para poder obtener una implementación correcta.

Durante el estudio previo también se deberá dejar  finalizado la selección del equipo de proyecto y los contratos con los posibles subcontratistas.

  • Una vez realizado el primer paso podremos pasar a pensar en el diseño. Esta fase se trata de hablar y poder llegar a un acuerdo común entre el equipo especialista del sistema y el equipo experto de la empresa.

Realizar correctamente este procedimiento nos permitirá una mayor integración en las operaciones y obtener un sistema ERP que cubra todas las necesidades de la empresa.

  • Partiendo de la base de lo acordado en el punto anterior se procederá al desarrollo y configuración del sistema. En este punto se realizarán diversas pruebas para comprobar que todo está correctamente.
  • A continuación, pasaremos a la puesta en marcha del sistema. Un ERP empieza a funcionar tras realizar los ajustes necesarios que se plantean en la fase de pruebas.
  • Finalmente solo nos quedará realizar un buen mantenimiento y llevar al día las actualizaciones. Es importante realizar un mantenimiento y revisar las posibles actualizaciones de forma periódica para así poder obtener un mayor rendimiento de un buen ERP.

Estas serían todas las fases de implementación de un ERP.

Tipos de ERP.

Vamos a hablar ahora de los distintos tipos de sistemas ERP que existen. Contamos con tres categorías y dentro de esas hay unos subtipos que valen la pena mencionar. Los tipos de ERP van de acuerdo a su diseño, instalación y solución, y aquí te mencionaremos sus subtipos.

Según su diseño.

Según su diseño encontramos un sistema ERP a medida o uno predefinido.

ERP a medida

Esto significa empezar desde 0 desde lo más bajo. Un sistema creado para una empresa en concreto. Este es el sistema más costoso, debido a que es un sistema que se adapta al 100% a ese negocio, pero cuenta con ventajas:

  • Se pueden reducir los tiempos de formación y adaptación al cambio.
  • Al no pagar licencias al fabricante no tiene la necesidad de estar vinculado a otra compañía. El mantenimiento se hace internamente.
  • Este puede suponer un elemento que haga que tu negocio se diferencie del resto.

Aun así, no es oro todo lo que reluce. A parte de ser el sistema más costoso, también, se debe tener en cuenta que el proceso de implementación es más lento y no se le proporciona una garantía de que el resultado final sea favorable.

No podrás obtener la ayuda de un proveedor cuando sea necesario y será su empresa quien tenga que realizar las actualizaciones del sistema.

ERP predefinido

Este tiene unos ajustes preestablecidos que pueden ser moldeados, de manera que, el usuario puede añadir o quitar funciones según su preferencia. Esta es la opción más asequible, ya que no es específica para un solo negocio.

A parte del coste, la implantación también resulta ser más rápida, ya que se trata de un software ya existente, al igual que hay que tener en cuenta que esta opción te ata al proveedor de manera muy ajustada y eso puede resultar una desventaja.

Según su instalación.

Por otra parte, según su instalación tenemos un sistema ERP en local o en nube

ERP local.

  • Se trata de software instalado en la misma empresa. Esto te permite tener más seguridad y confidencialidad. Debes tener en cuenta que esta opción te limita a utilizar el software desde el ordenador o dispositivo donde lo hayas instalado, no podrás acceder desde otro lugar.
  • Económicamente hablando, este caso es más costoso, y es la empresa quien se encarga de las actualizaciones y el mantenimiento que dicho programa requiera y los costes que eso conlleva.

ERP en la nube

  • Como el nombre indica, los servidores se encuentran instalados en la nube o «cloud”. Esta opción es más económica, ya que se encuentra ubicado en los servidores web del proveedor. No se realiza en los servicios de tu compañía.
  • Cuenta con la opción de disponer a tiempo real la información desde cualquier dispositivo y cualquier lugar.
  • Es una opción con menores costes, más flexibilidad y mayor facilidad de acceso. Los contras de esta opción son muy pocos, pero importantes, pues este tipo de ERP cuenta con la dependencia absoluta de internet, así que, si tu negocio tiene algún problema con la red podría resultar un problema a la hora de trabajar. Por otro lado, se debe tener en cuenta que también se tiene una dependencia con el proveedor.

Según su solución.

Aquí podemos encontrar otros dos tipos: ERP vertical o sistema ERP horizontal

ERP vertical

  • Se trata de la mejor opción si va a ser usado para una mediana o gran empresa. Una opción creada solo para un tipo de sector. Al ser un software especializado en un solo sector cuenta con multitud de funciones específicas y útiles para su negocio.
  • Un ERP vertical hace posible trabajar de forma independiente, pero a la vez estar todos perfectamente coordinados, aunque este caso requiere una inversión mayor para su adquisición y puerta en marcha.

ERP horizontal

  • Esta es la opción más adecuada si cuentas con una empresa pequeña. Sirven para todo tipo de empresas, pero también precisa de mayor adaptación. Cuenta con un control económico, una gestión financiera y comercial y un control de stock, también, cuenta con un alto grado de personalización y un coste más bajo. Su funcionamiento, el cual es más sencillo y precisa menor formación a la hora de ser usado.
  • Debes de tener en cuenta que su implementación es más sencilla y a su vez más rápida, así que si estás buscando un ERP y no sabes cuál usar, este es el más recomendado por aquellas personas que lo han usado.

Ventajas y desventajas de usar un ERP.

Antes de dar el paso de empezar a usar un ERP hay que tener en cuenta cuales son las ventajas y desventajas de dicho sistema.

Ventajas de usar un ERP.

Estas son algunas de las ventajas que podemos apreciar cuando obtenemos un sistema ERP:

  • Adaptación a cada empresa. Un ERP tiene la facilidad de adaptarse totalmente a las necesidades específicas de cualquier tipo de empresa. Un sistema ERP aporta una personalización, un buen control y una mejora de la gestión de la empresa, aunque, también, tenemos que tener en cuenta el ahorro de tiempo que nos aporta.
  • Seguridad de datos. Todos los datos de la empresa se sitúan en un mismo sitio, en la base de datos. Los datos son protegidos para que no puedan ser copiados ni sacados de la empresa. Este tiene un acceso restringido siempre por el usuario.
  • Menos costes. Es cierto que la instalación de un sistema ERP es costosa, pero a la larga con esta opción tu empresa tendrá más ganancias. Al conseguir una mayor eficiencia, disminuir el número de errores y reducir las tareas duplicadas logramos disminuir los costes empresariales.
  • Integración con clientes y proveedores. El proveedor pasa a ser un socio estratégico que participa activamente en el desarrollo de futuros productos, para así también poder ayudar a mejorar la productividad y mejorar los costes.
  • Productividad. Al tener menos tareas que realizar dispondrás de más tiempo. Podrás centrar ese tiempo para realizar esas tareas restantes con más eficacia y productividad.

Desventajas de usar un ERP.

Por el contrario, también podemos contemplar diferentes desventajas a la hora de obtener este sistema.

  • Los beneficios no son inmediatos. Una vez obtenido un ERP tenemos que tener en cuenta que los beneficios se van a ir viendo poco o poco, no podemos ir con el pensamiento de que van a ser inmediatos. Es vital hacer una buena ejecución de las aplicaciones para poder obtener mayor rendimiento y a su vez mayor beneficio.
  • Coste inicial elevado. Al ser necesario un equipo nuevo a la hora de implementar el software, los costes se elevan de manera importante. Y si al final resulta no funcionar correctamente este sistema, por alguna razón, no se ganaría beneficio ninguno incluso cabría la posibilidad de quedarse en números rojos.
  • Costes ocultos. Se trata de costes posteriores a la implementación del sistema ERP. Ampliaciones de licencias, sobrecostes de formación y los costes de un soporte adicional son algunos ejemplos.

¿Cuánto cuesta un software ERP?

No existe un precio específico a la hora de obtener un software ERP, todo depende de la necesidad de la empresa, ya que no se puede dar un precio exacto vamos a analizar que diferentes tipos de costes habría.

  • Coste de implementación. Para poder instalar instalas y configurar el sistema deberás contar con personal encargado en dicho procedimiento. Este sistema incluye aplicaciones complejas, lo que significa que es muy probable que los sistemas operativos tengan que ser cambiados, también será necesario tener los sistemas actualizados y cambiar otro hardware y software que sea utilizado en la red de la empresa para que el sistema de ERP pueda funcionar correctamente.
  • Licencia de uso. Es necesario hacerse con una licencia de uso de un software. Esta licencia puede tener diferentes precios dependiendo del contrato que elija y cual sea el más adecuado.
  • Costes de formación. El sistema ERP es un sistema más complejo, lo que significa que los empleados deberán obtener una formación para poder obtener mayor rendimiento. Aunque incluyan un curso de formación, este suele tener un coste estándar. El precio también dependerá del número de empleados que realicen dicha formación.
  • Mantenimiento. Este sistema necesita un mantenimiento para su perfecto funcionamiento y así poder evitar cualquier riesgo. Esto incluye actualizaciones, corrección de fallos puntuales, resolver incidencias técnicas, etc. Es conveniente también formar al personal para poder ser capaces de encargarse del mantenimiento. El mantenimiento suele suponer un 5% del coste, lo que significa que resulta ser un coste relativamente bajo.

Claro, estos factores influenciarán mucho en tu bolsillo, pero debes tenerlos en cuenta para que tú empresa pueda crecer en el ámbito y se pueda desarrollar como otras.

Ahora bien, ¿cuándo podré recuperar el dinero invertido en este sistema?

Según un estudio realizado en 2016 se dijo que la inversión se recupera alrededor de los dos meses desde la implantación, pero claro, no todos los casos son iguales.

Algo importante a tener en cuenta si quiere que su empresa recupere el dinero invertido es que hay que aprovechar todo el potencial que este pueda dar y exprimirlo al máximo para así poder mejorar la eficacia de la empresa.

¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?

Actualmente, el ERP se ha convertido en una práctica al alza en las compañías que buscan la eficiencia en el trabajo, el incremento de la rentabilidad y productividad de la empresa, asimismo, buscan la mejoría en el rendimiento de los empleados, por lo que este es un sistema adecuado a todo tipo de empresas, ya sea una empresa multinacional o bien una pequeña.

Al tratarse de un sistema personalizable, cualquier empresa puede ajustarlo a lo que necesita realmente, y es que este es un programa informático es ideal para todas aquellas empresas que busquen crecer, ser más eficientes y tener un mayor control de sus procesos y cifras de negocios, por lo que se adapta a todas las necesidades de la empresa en general.

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